e-ARSIP (Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan secara elektronik)

e-ARSIP
ARSIP ELEKTRONIK
APLIKASI KEARSIPAN
APLIKASI ARSIP
APLIKASI ARSIP ELEKTRONIK
SOFTWARE KEARSIPAN
SOFTWARE ARSIP
SOFTWARE ARSIP ELEKTRONIK
https://produk.rifil.id/aplikasi-e-arsip/

PENGGUNA / PEMAKAI / USER APLIKASI e-ARSIP:
Perpustakaan,
Biro Umum,
Bagian Umum,
Subag Umum. 

Seluruh Kementerian tingkat Pusat;
Seluruh Kementerian tingkat Daerah / Perwakilan di seluruh Indonesia;
Seluruh Pemerintah Daerah (SKPD Provinsi/Kabupaten/Kota);
Seluruh Sekretariat DPRD/BUMN/BUMD/BLU;
Seluruh Perguruan Tinggi Negeri/Swasta.

SASARAN PELATIHAN APLIKASI e-ARSIP:
1. Seluruh Arsiparis
2. Seluruh Pegawai Bagian Tata Usaha / Umum

A. Latar Belakang Arsip Elektronik (e-ARSIP)
Kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam penyelenggaraan kearsipan. Selain itu juga pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan
akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan.

Pengelolaan arsip elektronik yang baik akan menjamin ketersediaan bukti keputusan serta kegiatan pemerintah, menunjukkan pemenuhan akuntabilitas pencipta arsip, mendukung fungsi dan tugas melalui penciptaan arsip yang andal serta dapat digunakan, berkontribusi terhadap efisiensi dan efektivitas kegiatan, serta mengurangi risiko dengan menjamin bahwa arsip yang tepat diciptakan untuk mempertahankan kinerja dan kontinuitas kegiatan.

Aplikasi e-Arsip diciptakan berdasarkan:
=> Undang – undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Kearsipan
=> Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 1999 tentang Kearsipan
=> Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik; dan
=> Peraturan lainnya sesuai dengan di masing-masing Kementerian dan Pemerintah Daerah.
=> Arsip Elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format elektronik.

Aplikasi Arsip Elektronik (e-ARSIP) ini dibangun berbasis web atau biasa disebut Web Based Programming.

B. MANFAAT Aplikasi
Arsip elektronik (e-ARSIP) memberikan sejumlah manfaat utama:

1. Memberikan arahan yang jelas kepada seluruh pelaksana tentang komitmen terhadap pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik;
2. Menjamin terpenuhinya kebuktian, akuntabilitas, dan ketentuan hukum pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik;
3. Sebagai sarana mensosialisasikan budaya praktik pengelolaan arsip elektronik yang baik di lingkungan pencipta arsip;
4. Mendorong pelaksana mematuhi pengelolaan arsip elektronik sesuai prosedur;
5. Menurunkan tingkat risiko yang berhubungan dengan pengelolaan arsip elektronik;
6. Meningkatkan efisiensi proses bisnis, pemberian layanan.

C. KEUNTUNGAN Arsip Elektronik (e-Arsip)
Arsip Elektronik (e-ARSIP) memberikan sejumlah keuntungan:

1. Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
2. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
3. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik.
4. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
5. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
6. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.
7. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan; Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan rauang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional  kedalam media arsip elektronik.
8. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy) Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.
9. Efisiensi waktu akses, Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.
10. Pengematan SDM, Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi  dapat dilakukan dengan cepat.
11. Memperkecil kemungkinan kehancuran data, Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.

D. KEMUDAHAN Arsip Elektronik (e-Arsip)
Arsip elektronik (e-ARSIP) memberikan sejumlah kemudahan:

1. Mudah dioperasikan.
2. Tampilan yang menarik.
3. Fasilitas pencarian dokumen.
4. Pencatatan lokasi fisik dokumen.
5. Fasilitas gambar dan suara.
6. Memiliki keakuratan dalam keamanan
7. Laporan kondisi arsip.
8. Terhubung dengan jaringan komputer.
9. Cepat ditemukan dan memungkinkanpemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
10. Pengindeksan yang fleksibel dan mudahdi modifikasi berdasarkan proseduryang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
11. Pencarian secara full-text, denganmencari file berdasarkan kata kuncimaupun nama file dan ditemukannya dalam bentuk full text dokumen.
12. Kecil kemungkinan file akan hilang, halini disebarkan karena kita hanya dapat melihat dilayar monitor atau print-nya tanpa dapat mengubahnya.
13. Memudahkan aksesibilitas danmenjamin akuntabilitas.
14. Mengarsip secara digital, sehinggaresiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
15. Manajemen pengawasan yang lebihmudah, cepat, dan lebih accountable menuju good governance.
16. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data kedalam media penyimpanan yang compatible.

E. SPESIFIKASI TEKNIS Aplikasi Sistem e-ARSIP:

• Operating System : Bebas
• Programming Lang. : PHP
• Framework : CodeIgniter
• Interface : Smarty
• Database : MySQL
• Web Server : Apache web server

F. KEBUTUHAN PERANGKAT
Untuk bisa menjalankan aplikasi Arsip Elektronik (e-Arsip) membutuhkan :

1. Computer Server
   Disarankan minimal RAM 8GB, minimal space harddisk 1TB, minimal processor Intel Xeon.
2. Computer Client
   Disarankan minimal RAM 2GB, minimal space harddisk 250GB, minimal processor Pentium 4.
3. Scanner
   Digunakan untuk menscan berkas surat.
4. Printer
   Digunakan untuk mencetak softcopy surat dan laporan.
5. Barcoder Reader
   Digunakan untuk membaca kode barcode (mengecek keaslian surat yang dikeluarkan).
6. Web Server
   Disarankan menginstall satu persatu kebutuhan untuk membuat web server.
7. Operating System
   Untuk sistem operasi server disarankan menggunakan sistem operasi Linux/Windows.

LAY OUT APLIKASI KEARSIPAN secara Elektronik (E-ARSIP)

DOWNLOAD PENAWARAN & HARGA (klik link dibawah ini)
https://produk.rifil.id/penawaran/ dan https://rifil.co.id/penawaran/

Penawaran khusus Aplikasi e-ARSIP di e-KATALOG LKPP:
https://bit.ly/eKATALOG-Aplikasi-eARSIP

PENUTUP:
Produk – produk aplikasi kami sudah memiliki legalisasi berupa Surat Pencatatan Ciptaan dan SERTIFIKAT MEREK “RIFIL Aplikasi” dari Ditjen Kekayaan Intelektual, Kementerian Hukum dan HAM

Apabila instansi Anda berminat dengan aplikasi ini dan atau ingin mengetahui lebih jelas mengenai aplikasi yang telah kami kembangkan dan implementasikan dapat menghubungi : 0859-1065-02195

Terima kasih
Semoga bermanfaat